Als deutsche Rechtsanwaltskanzei im März/April 2020 in der Covid-19 Krise in Spanien

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Diese Zeit ist geprägt in Spanien vom staatlich verhängten Ausnahmezustand.
Zunächst ab dem 15.03.2020 der „Estado de Alarma“ in welchem für die Bevölkerung Hausarrest / Confinamiento angeordnet wurde,
aber ein Teil der Wirtschaftsbetriebe wie auch Anwälte und u.a. die Bauwirtschaft weiter tätig sein konnten. Rechtsanwälte vom Büro aus aber ohne jeglichen Publikumsverkehr.
Unsere Kanzlei hat in dieser Zeit bereits reagiert und für zwei Mitarbeiterinnen den Umstieg auf Telearbeit vorgesehen
und zudem weitere Vorkehrungen getroffen um die vollständige weitere Funktionsfähigkeit der Kanzlei auch im Falle des nicht mehr gestatteten Kanzleizuganges abzusichern.
Nach entsprechend verschärften Arrestmassnahmen in Italien Ende März rückte dieses Szenario dann auch in Spanien näher und wurde so am Samstag dem 28.03.2020 von Spaniens Regierungspräsidenten Sanchez avisiert.
Dies hat noch am Sonntag, dem 29.03.2020 ergänzende Umstellungsmassnahmen in den Kanzleiräumen erfordert.
Das Ergebnis war eine vollständige Kanzleifunktion ab Montag den 30.03.2020 ohne Zugang zur den eigenen Kanzleiräumen
mit tatsächlicher Kanzleiarbeit parallel von vier Standorten aus.

Die Anwaltskanzlei ohne Nutzung von Kanzleiräumen ist heute möglich

Natürlich kamen hier Fragen aus der Mandantschaft wie das möglich sei.
Nun, es bedarf eines strategischen Vorgehens mit einer Vielzahl von Einzelmassnahmen.

Bereits zuvor eingeführt hatten wir ein Kanzleihandy zur Whatsappkommunikation.
Auf dieses Kanzleihandy wurde nun die veröffentlichte Haupttelefonnummer umgeleitet.

Für die Telearbeit eingerichtet wurde der direkte Emailzugang auf die Kanzleikorrespondenz von extern ebenso wie auf das Mandatsverwaltungsprogramm.

Zu internen Kommunikation steht neben dem Kanzleihandy in seiner Whatsappfunktion ebenso zur Verfügung wie eine ergänzend eingerichtete Whatsappgruppe „Kanzlei-Covid 19“
Als Diktierprogramm genutzt wird „recorder voice“ und die Korrektur von Anwaltsschreiben erfolgt über den Emailversand.
Erstmals getestet wurde die interne Videokonferenz per Wharsappgruppe, was gut funktioniert hat.

Arbeitsinhalte ändern sich in dieser Phase

Als auf Immobilien- und Erbrecht spezialisierte Kanzlei erfolgt unsererseits eine intensive Kooperation mit Notariaten,
wobei bereits seit Beginn des Ausnahmezustandes nur mehr in besonders dringenden Fällen,- von der Notarkammer überwacht -, notarielle Urkunden erstellt werden dürften.
Der estado de alarma begann also mit Absagen von Notarterminen, auch wurde der Flugverkehr in Palma de Mallorca praktisch eingestellt,
was auch das sonst übliche Einreisen zum Notartermin unmöglich machte.

Eine intensive Kooperation entwickelte sich stattdessen mit Kooperationspartnern wie Gestorias und Steuerberatungen, da mangels Publikumsverkehrs nun allen Beteiligten mehr Zeit zur Verfügung stand um anstehende Angelegenheiten aufzuarbeiten.

Weiter arbeitsfähig waren Grundbuchämter oder Polizei, was man von den Gemeinden nur sehr eingeschränkt behaupten kann.

Unsere Kanzlei eröffnete das einen Spielraum um Strukturverbesserungsvorhaben wieder erweitert aufzugreifen, etwa den Weg zum papierlosen Büro oder moderne Kommunikationsbausteine wie Webinare anzugehen.
Auch die Fortentwickung der in der Kanzlei eingerichteten „Rechtsboutique“, zugänglich über unsere webseite www.kanzlei-menth,de – wurde weiterverfolgt.

Jede Krise schafft Chancen, nicht nur zur Verbesserung der eigenen Infrastruktur

Sicherlich ist die Verbesserung der internen Arbeitsstruktur ein wichtiger Aspekt.
Es geht aber auch darum externe Kommunikationswege zu überdenken und neu zu ordnen.
Welche Kooperationen oder Kooperationspartner waren bisher unterbeleuchtet und wurden nicht mit den nötigen Informationen versorgt?
Werden neue Handlungsrichtungnen erkannt empfiehlt es sich diese mit Projektverantwortlichkeiten zu versehen.
Als Anwaltskanzlei bietet man anderen Personen an deren Probleme zu lösen.
Dann, so die Herausforderung, sollten wir also hier diese Fähigkeit unter Beweis stellen können eine eigene Problemlage durch schnelles und flexibles Handeln bewältigen.

Fazit: Krisen sind Chancen zum qualitativen Wachstum welche man nutzen sollte.

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